Das ging schnell: Im November 2015 erst wurde die internationale QM-Norm DIN EN ISO 9001:2015 veröffentlicht und Mitte Januar 2016 sind schon erste Kliniken in Deutschland nach der neuen Qualitätsnorm zertifiziert. Unter den ersten Häusern ist auch ein Kunde von Dr. med. Kirstin Börchers. Die bekannte Expertin für Qualitätsmanagement (QM) im Gesundheitswesen hat mit ihrem Team, der QM BÖRCHERS CONSULTING +, ein Klinikum im Ruhrgebiet optimal auf die Zertifizierung vorbereitet. Ausgeführt wurde das Qualitätsaudit von DIOcert in Mainz, einer DAkkS akkreditierten Zertifizierungs­gesellschaft.

Die zuständigen Auditoren bescheinigtem den Verantwortlichen der Einrichtung eine vorbildliche Umsetzung ohne jegliche Abweichung vom Regelwerk.

 

Hintergrund: Ein funktionierendes, unternehmensspezifisches sowie umfassendes Management-System ist heute Grundvoraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit. Dies gilt auch für Einrichtungen des Gesundheitswesens. Die Projektarbeit auf dem Weg zur Zertifizierung beinhaltet Strategie, Prozesse und Ressourcen unter Einbindung der Führung und Mitarbeiter. „Eine wichtige Rolle spielen dabei auch Ergebnisorientierung und Patientensicherheit“, so Dr. Börchers. Die Zertifizierung erfährt eine breite nationale wie internationale Akzeptanz und bescheinigt die Norm- und Regelkonformität des Managementsystems.

Einschätzung

Die Fachfrau selbst stuft Zertifizierungen von Managementsystemen als entscheidend für Krankenhäuser und Kliniken ein: „Gerade in Zeiten von Budgetierung, Limitierung und Verschärfung sind geregelte Routineprozesse, ein wertschätzender Patientenumgang sowie eine hohe Qualität an diagnostischen und therapeutischen Dienstleistungen mit geringsten Fehlerquoten von hoher Bedeutung.“ Die DIN EN ISO 9001:2015 spiele auch im Hinblick auf das seit 01.01.2016 geltende Krankenhausstrukturgesetz (KHSG) eine gewichtige Rolle. „Während andere noch in den Vorbereitungen für ein Zertifizierungsprojekt stecken, haben wir bereits unser erstes Klinikum erfolgreich zur Zertifizierung geführt“, freut sich die QM-Expertin. Dazu hat das Team von QM BÖRCHERS CONSULTING + das betreffende Klinikum, welches aus internen Gründen hier namentlich nicht genannt werden möchte, in acht Schritten fit für die neue ISO gemacht.

Acht Schritte zur DIN EN ISO 9001:2015 Zertifizierung

• Begonnen wurde mit einer Auftaktveranstaltung, die die Verantwortlichen in das Thema einführte und das weitere Projektvorgehen darstellte.
• Dann folgte die Bestandsaufnahme, in deren Rahmen die Schnittstellen zu den verschiedenen Bereichen und die Verantwortlichkeiten betrachtet wurden. Außerdem analysierte man die qualitätsrelevanten Prozesse, Qualitätsvorschriften wurden gesichtet und bewertet. Die Bestandsaufnahme beinhaltete auch einen Dokumentencheck nach DIN EN ISO 9000 ff.
• Im dritten Schritt wurde im Rahmen von QM-Meetings ein Sollkonzept entwickelt, in dem die Aufbau- und Ablauforganisation (Organigramm / Verantwortlichkeiten / Prozesse) festgelegt wurden. Außerdem besprachen die Beteiligten Gedanken zur Qualitätspolitik und zu den Qualitätszielen und es wurden Aktionspläne zur Umsetzung erarbeitet.
• Im Anschluss schulten Börchers und ihre Berater die Mitarbeiter inhouse und machten sie vertraut u.a. mit Grundlagen der DIN EN ISO 9001:2015 und dazugehörigen Qualitätstechniken.
• Schritt fünf beinhaltete die Beschreibung und Durchführung qualitätsrelevanter Prozesse und deren Beschreibung in Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen. Zweck der schriftlichen Fixierung war u.a. die Standardisierung von Prozessabläufen, die Festlegung von Verantwortlichkeiten und eine vereinfachte Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Zur Darstellung der Prozesse wurden Ablaufdiagramme erstellt, die übersichtlich und leicht verständlich sind. Die Erstellung der sogenannten „Prozesslandschaft“ rundete die Beschreibung der qualitätsrelevanten Prozesse von der Aufnahme über das Entlassungsmanagement bis hin zum Einkauf ab.
• Im sechsten Teilschritt folgte das Coaching der Mitarbeiter und Begleiten und Unterstützen der QM-Beauftragten während des weiteren Systemaufbaus des Qualitätsmanagements. Nach Freigabe der QM-Dokumente erfolgte dann schrittweise die Umsetzung. In dieser Projektphase wurde auch die Erstellung des „Management-Review" nach DIN EN ISO 9000 ff vorbereitet. Mit diesem Review kann systematisch die „eigene Qualität“ dokumentiert werden. In die Erstellung flossen selbst definierte Ziele, entsprechende Kriterien und Kennzahlen ein. Laut den ISO-Vorgaben galt es dort u.a. folgende Punkte zu berücksichtigen: „Rückmeldung von Kunden“ (z. B. Befragungen und Beschwerdemanagement), „Status von Vorbeugungsmaßnahmen“ (z. B. Risikomanagement) oder Ergebnisse von internen und externen Audits.
• Anschließend wurden internen Audits durchgeführt. Sie dienten dazu, die Übereinstimmung zwischen Prozessbeschreibungen und den durchgeführten Prozessen zu evaluieren, die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements und die Erfüllung der ISO-Anforderungen festzustellen sowie Verbesserungspotenziale zu erkennen. Wurden Abweichungen zwischen Prozessbeschreibungen und -durchführung festgestellt, mussten die Prozesse angepasst bzw. die Mitarbeiter weitergehend geschult werden.
• Nach Abschluss der Einführungsphase erfolgte im letzten und achten Schritt die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015 durch eine externe Instanz, in diesem Fall DIOcert in Mainz.

Boilerplates der zitierten Firmen:

QM BÖRCHERS CONSULTING + in Herne wurde von Dr. med. Kirstin Börchers gegründet. Die aus den Medien bekannte Qualitätsmanagement-Expertin für die Gesundheitsbranche feierte im Jahr 2014 das 10jährige Firmenjubiläum. 2015 folgt die Auszeichnung als TOP CONSULTANT.

Unter einem Dach bieten verschiedene Spezialisten Beratung im Gesundheitswesen, Qualitäts- und Risikomanagement sowie die Vorbereitung von Zertifizierungen und Audits. Auch Reorganisations- und Sanierungsberatung sowie Krisenmanagement zählen zum Portfolio. Mit hohem persönlichen Engagement, über viele Jahre erworbenem Fachwissen und ausgewiesener Expertise trägt das gesamte Team dazu bei, dass die Mandanten stets professionell, ergebnisorientiert und zielführend beraten werden. Ein Auszug der Vita der in den 1960er Jahren in Kamerun geborenen Fachärztin für Gynäkologie und Geburtshilfe vermittelt einen Eindruck ihrer Arbeit und ihrer Berufung. https://www.qm-boerchers.de/ Zuständige Kammer: Ärztekammer Westfalen-Lippe

 

DIOcert

Die DIOcert GmbH wurde gegründet, um auf der Basis langjähriger Tätigkeit und großer Erfahrung auf dem Gebiet der Zertifizierung von Managementsystemen interessierten Kunden qualifizierte Dienst¬leistungen im Gesundheitswesen sowie im Bildungsbereich anbieten zu können. Die DIOcert ist eine selbständige und durch die DAkkS akkreditierte Zertifizierungs¬gesellschaft nach DIN 17021 für Management¬systeme. https://www.diocert.de

 

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Kontakt:

QM BÖRCHERS CONSULTING +
AP: Dr. med. Kirstin Börchers
Bochumer Straße 42
44623 Herne
Telefon: 02323 3845203
kontakt@qm-boerchers.de
www.qm-boerchers.de

 

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