1. Zieldefinition
In dieser Phase werden die Zielsetzung des Projektes und die einzuführenden Prozesse in einem sog. "Zielworkshop" erarbeitet.
2. Förderung eines Qualitätsbewusstseins
Während der gesamten Projektlaufzeit werden begleitende Maßnahmen durchgeführt. Diese Maßnahmen sind z.B. Informationsveranstaltungen oder der Einsatz eines Projektlogos, Erstellung und Verteilung einer Projektzeitung / eines Infoblatts, Projektstände vor der Kantine, Einrichtung und Betrieb eines Projektbriefkastens.
3. Projektorganisation
Zur Erreichung der definierten Projektziele muss eine gut funktionierende Projektorganisation aufgebaut werden. Diese beinhaltet ein Projekt-Office, einen Lenkungsausschuss und administrative Regelungen wie z.B. regelmäßige Abgabe von Statusberichten. Ein genauer Projektplan bildet die Grundlage für die Steuerung des Projektes.
4. Ist-Analyse
Während der Ist-Analyse werden die bestehenden Prozesse und Abläufe aufgenommen und mit den definierten Zielen abgeglichen. Zusätzlich werden alle gelebten Verfahren sowie die bekannten Schwachstellen erfragt und dokumentiert. Es ist nicht notwendig, alle bisherigen Abläufe und Verfahren aufzugeben, bewährte Verfahren sollen unbedingt beibehalten werden. Nach Auswertung der Ist-Situation ergibt sich ein klares Bild dessen, was verändert werden muss und einer Reorganisation bedarf.
5. Prozess-Design
In dieser Projektphase werden die Abläufe und Qualitätsmerkmale der einzuführenden Prozesse in sog. "Prozess-Workshops" optimiert.
6. Verfahrensbeschreibung
Aus den in den "Prozessworkshops" definierten Prozessschritten müssen nun die Verfahrensbeschreibungen abgeleitet werden. Es geht darum, die einzelnen Prozessschritte "zum Leben zu erwecken".
7. Prozessimplementierung
Diese Projektphase umfasst die Einführung des Prozesses in allen betroffenen Funktionsbereichen. Dazu werden die Arbeitsverfahren, Arbeitsanweisungen und Controlling-Mechanismen in allen Bereich implementiert. Es wird der definierte Soll-Prozess mit den daraus abgeleiteten Verfahrensbeschreibungen umgesetzt. Dies geschieht z.B. durch Schulungen zur Einarbeitung, Durchführung von Einweisungen anhand von Beispielen und Coachings am Arbeitsplatz bei der Einführung. Für diese Projektphase der Reorganisation wird ein Projektteam benötigt, das aus internen Mitarbeitern besteht und von extern gecoacht wird.
8. Projektbegleitung
Nachdem neue Abläufe etabliert wurden, erfolgt eine begleitende Phase für die Mitarbeiter. Erst jetzt stellt sich heraus, ob die eingeführten Verfahren auch belastbar sind und in der Praxis funktionieren. Fragen der Mitarbeiter, die erst im täglichen Betrieb auftauchen, können sofort geklärt werden und die ersten Anpassungen werden durchgeführt. Diese Phase ist für die Akzeptanz eines neuen Ablaufes von besonderer Wichtigkeit. Kommen die Mitarbeiter in dieser Phase mit den neuen Abläufen nicht klar und erhalten keine Unterstützung, kann die Motivation sehr schnell sinken und es wird in alte Strukturen zurück gefallen. Hier kommen Coachings am Arbeitsplatz und Kurzschulungen zum Einsatz.
9. Prozess-Review
Am Ende des Projektes wird eine Revision des eingeführten Prozesses zur Feststellung von Soll- / Ist-Abweichungen durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass die Projektziele erreicht werden. Als Ergebnis dieser Phase wird ein Projektabschlussbericht erstellt, der die gesammelten Erfahrungen und noch offenen Punkte enthält.